Quand et pourquoi une PME a-t-elle besoin d'une fonction finance dédiée ?

Qu'est-ce qu'une fonction finance dédiée ?

Les missions de la fonction finance

L’équipe finance (qui peut être constituée d’une seule personne au démarrage) est chargée de piloter les finances de l'entreprise au quotidien. Elle ne se limite pas à enregistrer ce qui s'est passé. Souvent perçue comme le bras droit du dirigeant, la Direction Financière va éclairer ses décisions et l’aider à anticiper ce qui va arriver.

Son périmètre va varier selon la taille et l’activité de l’entreprise, mais on retrouve en général :

• Le contrôle de gestion : suivi de la rentabilité, construction du budget annuel et révisions budgétaires, analyse des écarts entre le prévu et le réel.
• Le suivi de la trésorerie : établir et mettre à jour un prévisionnel de trésorerie, suivre les encaissements clients, anticiper les creux de trésorerie suffisamment à l’avance pour s’y préparer.
• Le reporting : choisir, calculer et suivre les indicateurs clés pour comprendre la performance de l’entreprise à intervalles réguliers pour le dirigeant, le conseil d’administration ou d’éventuels investisseurs. Il peut prendre la forme d’un tableau de bord ou d’une présentation, avec une récurrence qui peut aller de l’hebdomadaire pour les sujets critiques au mensuel ou trimestriel.
• Les relations avec les banques et organismes financeurs : préparer les business plans, monter les dossiers de financement, …
• La comptabilité et la fiscalité : veiller à la bonne tenue comptable, au respect des échéances de TVA, au paiement de l’IS …

La fonction finance ne remplace par l’expert-comptable

Le DAF et l'expert-comptable ont un rôle complémentaire. L’expert-comptable est l’interlocuteur de référence pour les sujets liés à la comptabilité, l’établissement des comptes annuels, la liasse fiscale et les obligations déclaratives. Sa mission est de garantir la justesse et la conformité des comptes.

Le DAF va s’appuyer sur les données comptables pour préparer son pilotage : il traduit en chiffres opérationnels le contenu des comptes comptables. Il travaille en lien étroit avec le cabinet comptable, notamment pour les clôtures mensuelles ou annuelles. Il vérifie que la tenue comptable est cohérente avec l’activité de l’entreprise et joue un rôle de facilitateur entre la direction de l’entreprise et le cabinet comptable.

Quand et pourquoi structurer sa fonction finance ?

La réponse n’est évidemment pas un seuil unique et universel qui permette de dire que la fonction finance devient indispensable. Néanmoins certains signaux sont fréquemment des marqueurs de la nécessité de se doter d’un DAF. Si plusieurs apparaissent, il est probablement temps d’agir.

Des signaux liés à la taille et à la croissance

La croissance est probablement le premier déclencheur. Lorsque le chiffre d’affaires augmente, les flux financiers deviennent plus conséquents : plus de factures, plus de relances de clients, plus de fournisseurs à payer, … Ce qui prenait 1 jour par semaine à moins d’1 Million de CA sera bien plus chronophage une fois le CA passant les 3 à 5 millions.

L’effectif de l’entreprise est un autre marqueur : si la présence de quelques salariés est souvent gérable pour le dirigeant, une fois la dizaine franchie, la masse salariale devient plus conséquente et nécessite une gestion plus fine.

Enfin, certains seuils réglementaires font basculer l'entreprise dans une autre catégorie : désignation d'un commissaire aux comptes, mise en place obligatoire de la participation à partir de 50 salariés, obligations sociales renforcées… Chaque nouveau seuil ajoute des obligations et demande plus de rigueur dans la production des chiffres. Au-delà de la nécessité d’avoir les connaissances, cela prend du temps et le dirigeant va préférer alors se concentrer sur le développement de son activité et sous-traiter les aspects administratifs à des experts.

Des signaux liés à la complexité de gestion et au pilotage

Une entreprise de taille modeste peut devenir complexe à piloter dans certains cas :

• ouverture de nouveaux sites avec des P&L indépendants
• développement international avec des questions de devises, TVA intracommunautaire ou filiales
• diversification de l’activité avec plusieurs métiers pouvant avoir des sources de revenus ou calculs de marge très différents
• création d’une holding ou sociétés filles avec une gestion de flux entre entités à réaliser

Dans d’autres cas, le dirigeant a souvent déjà créé son tableau de bord mais l’outil peut commencer à montrer ses limites : trop de temps passé sur la mise à jour, difficultés à collecter les bons chiffres à temps, doutes sur la fiabilité des données, manque de temps pour l’analyse des écarts et la prise de décisions correctrices, …

Dans ces toutes situations, la complexité des analyses nécessite souvent une véritable expertise financière et suffisamment de temps dont le dirigeant ne dispose malheureusement pas assez.

Des signaux liés à un événement déclencheur

Parfois c’est un événement précis qui nécessite de faire appel à un DAF.

• Une levée de fonds : les investisseurs demandent un business plan solide, un reporting régulier et vont poser des questions techniques et précises sur les chiffres.
• Un financement bancaire : la banque va demander un prévisionnel et une vision claire de la capacité de remboursement.
• Une tension de trésorerie qui devient récurrente
• Un investissement important : acquisition d’entreprise, cession à préparer, …

Pourquoi ne pas trop attendre lorsque les signaux sont présents ?

Au-delà du gain de temps pour le dirigeant, une bonne compréhension financière de l’entreprise va permettre une meilleure gestion. Les décisions seront prises avec une meilleure visibilité que ce soit pour recruter, investir ou fixer des prix.

Le risque le plus important qu’il permet de maîtriser est celui de la non-conformité ou des pénalités financières : éviter d’oublier des échéances fiscales, limiter les erreurs de TVA, … permet d’éviter d’éventuelles pénalités.

Comment structurer sa fonction finance ?

Recruter en interne

Embaucher un contrôleur de gestion, un responsable administratif et financier ou un DAF salarié permet de disposer au quotidien d’un expert présent, qui connaît parfaitement l’entreprise, ses équipes et ses enjeux.

Cette solution a toutefois ses limites. Le coût est élevé et il n’est pas facile de trouver un profil à la fois opérationnel et stratégique. Un DAF à temps plein peut se retrouver sous-employé si la structure est trop petite. Un tel recrutement devient généralement pertinent quand le volume de travail justifie un poste à temps plein.

Externaliser : la méthode flexible et progressive

A l’inverse, le DAF externalisé (ou DAF à temps partagé) interviendra seulement quelques jours par mois ou par semaine et pourra adapter son temps de travail à la croissance et aux enjeux de l’entreprise. Il apporte une expertise senior et un regard extérieur qui bénéficie de son expérience croisée avec d’autres entreprises. Cette solution donne accès à une expertise senior sans supporter le coût d'un recrutement à temps plein.

L’approche sera souvent progressive. La première étape sera de fiabiliser les outils avec un tableau de bord, un prévisionnel de trésorerie et des process en place. Le DAF externalisé peut s’occuper de toute cette structuration. Une fois que ces bases sont en place, il est plus facile de voir ce qu’il manque et quel est le bon format de poste à ouvrir pour la suite, une fois que le niveau d’activité le justifie.