THEOMA, Office management
ASSISTANCE EN AMONT DE LA COMPTABILITÉ
Il s'agit ici de réaliser pour vous les tâches de base de la comptabilité. Concrètement, nous recevons et traitons vos factures fournisseurs, nous préparons les paiements et les virements pour les soumettre à votre validation / signature, nous effectuons également le suivi des règlements et gérons les impayés (relances graduées).
Nous nous chargeons également de tous les échanges avec votre expert-comptable (réponses à leurs demandes d'informations et transmissions des documents justificatifs nécessaires à leurs travaux). Puis du pilotage des clôtures toujours en coordination avec votre expert-comptable et éventuellement vos commissaires aux comptes.
ADMINISTRATION DES VENTES
L’administration des ventes est un des services / des postes les plus importants de l’équipe commerciale d’une entreprise. Dans le cas d’une TPE, d’un centre de formation, d’une plateforme e-commerce ou d’un artisan, c’est souvent le patron lui-même qui prend en charge ces tâches. Concrètement, Theoma vous propose d'assurer l’ensemble des tâches administratives propres à la gestion des dossiers clients.
Cela va de l’enregistrement et du suivi des commandes clients, en passant par la préparation des devis et par l’édition des factures. Cela peut également comprendre le recouvrement et le suivi des règlements clients. L’assistant des ventes maîtrisera aussi les opérations liées aux achats liés. Il peut ainsi assurer le suivi des fournisseurs ou encore la gestion des stocks.
Grâce à lui, le traitement des commandes clients et des achats est renforcé. L’entreprise accède à de nouveaux marchés et accélère son cycle de vente.
Concrètement, nous pouvons vous proposer la rédaction d'un process sur mesure, adapté à votre organisation. Puis le mettre en place à chacune de vos embauches ou passer la main à vos équipes en interne s'assurant préalablement que chaque étape est comprise et réalisable.
Les tâches administratives, souvent chronophages et sans grande valeur ajoutée, polluent votre quotidien et s'accumulent très vite au point de vous empêcher d'y voir clair.
ADMINISTRATIF
Concrètement, Theoma vous propose de l'aide dans les domaines suivants :
- Gestion des courriers, qu'ils soient postaux ou électroniques (tri et distribution, scan, affranchissement, enregistrement, stockage informatique...),
- Rédaction et mise en forme de documents, puis transmission aux bons contacts et stockage,
- Vérification de l'état des stocks,
- Evaluation des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer,
- Actualisation des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats...),
- Rédaction et mise en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements...),
- Coordination d'une équipe administrative.
NOTES DE FRAIS
Dans un contexte de maîtrise des frais généraux et de recherche d’efficience des fonctions supports, vous souhaitez automatiser et fluidifier un traitement à caractère chronophage et sans valeur ajoutée, renforcer le contrôle interne et sécuriser les remboursements des frais face aux risques de fraude, optimiser vos dépenses de déplacements et vos récupérations de taxes. Concrètement, nos équipes vous proposent de prendre en charge tout ou partie du process des notes de frais et ce, de la mise en place d'un process homogène et sur mesure, à la synthèse pour enregistrement en comptabilité en passant par la récupération des informations clefs et justificatifs. Theoma vous garantit notamment :
- Une confidentialité totale dans le traitement de vos données,
- Une conformité aux règles de récupération de la TVA,
- Une identification des pistes d’optimisation des frais de déplacements,
- Un service disponible et réactif vous affranchissant de la gestion quotidienne des équipes.
ASSISTANAT PROFESSIONNEL
Vos besoins d'assistance ne nécessitant pas l'embauche à temps plein d'un(e) assistant(e), opter pour l'aide proposée par Theoma pourrait être la solution à vos problèmes.
Concrètement, Theoma peut se charger de gérer pour vous :
- L'organisation de vos réunions, envoi des invitations, confirmation agenda, communication de l'ordre du jour,
- La location d'une salle,
- La réservation d'un restaurant,
- La gestion de tous types de projets (déménagement, suivi de projet...)
- L'organisation de vos déplacements (transports, hôtels, restaurants...)
- La liste n'est évidemment pas exhaustive, nous serions ravis que vous la rallongiez.
ASSISTANAT PERSONNEL
Réservation restaurant, réalisation & impression cartes de voeux, de faire-part de naissance, proposition de liste de cadeaux, puis commande et livraison
Faites confiance à Theoma pour bénéficier d'un soutien expert dans tous les aspects de la gestion financière et extra financière de votre entreprise.
Ensemble, nous atteindrons vos objectifs et assurerons votre succès à long terme.
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