Êtes-vous conforme à la réglementation sur les systèmes de caisse ?
Depuis le 16 février 2025, seule une certification délivrée par un organisme accrédité est désormais reconnue comme preuve de conformité des logiciels ou systèmes de caisse. Cette mesure met fin à la possibilité, jusqu’alors admise, d’autocertifier la conformité par le biais d’une simple attestation individuelle fournie par l’éditeur. Issue de l’article 43 de la loi de finances pour 2025, cette évolution réglementaire impose que les systèmes utilisés garantissent l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Elle a suscité de nombreuses interrogations parmi les professionnels. Conscient des enjeux de mise en conformité, le Conseil national a sollicité un délai d’adaptation pour les entreprises encore équipées de logiciels reposant sur une auto certification.
Qui est concerné ?
Tous les professionnels qui réalisent des encaissements auprès de clients particuliers : commerçants, artisans, restaurateurs, prestataires de services, professions libérales, etc. L’obligation s’applique uniquement aux entreprises assujetties à la TVA. En revanche, les ventes entre professionnels, ou les entreprises en franchise de TVA, ne sont pas concernées par cette exigence.
Que dit la loi ?
La réglementation impose que tout logiciel ou système de caisse utilisé pour enregistrer les paiements réponde à quatre critères stricts : l’inaltérabilité des données, leur sécurisation, leur conservation et leur archivage. L’objectif est de garantir que chaque transaction est enregistrée sans possibilité de suppression ou de modification non tracée, de manière à assurer la fiabilité des déclarations de chiffre d’affaires.
Comment prouver la conformité ?
Deux moyens sont reconnus par l’administration fiscale. Le premier consiste à obtenir une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur de votre solution de caisse. Le second repose sur une certification officielle délivrée par un organisme accrédité, comme l’AFNOR ou le LNE. Ces documents doivent être disponibles à tout moment, en cas de contrôle fiscal, et présentés sur demande des agents.
Quels sont les risques ?
En cas de contrôle, si vous ne pouvez pas justifier la conformité de votre système de caisse, une amende forfaitaire de 7 500 euros par logiciel non conforme peut être appliquée. Vous disposerez alors d’un délai de 60 jours pour régulariser votre situation. Passé ce délai, de nouvelles sanctions peuvent être engagées en cas de non-conformité persistante.
Comment se préparer ?
Il est important de vérifier dès maintenant si votre logiciel est concerné par cette obligation. Si c’est le cas, assurez-vous que vous détenez bien une attestation ou une certification à jour. En l’absence de justificatif, rapprochez vous de votre fournisseur pour régulariser votre situation. Si votre système actuel ne permet pas de se mettre en conformité, une mise à jour ou un changement de solution pourra être envisagé.
Des questions ?
Nous sommes à votre disposition pour faire un point sur votre situation, vous aider à vérifier votre conformité, ou vous orienter vers des solutions de caisse certifiées.
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Faisons le point ensemble sur vos enjeux, vos besoins, vos priorités. Chez Theoma, le premier échange est sans engagement, mais souvent décisif.
